J'ai automatisé mes déclarations de TPS/TVQ : de 4 heures à 15 minutes par trimestre
Je produis moi-même les déclarations de TPS et de TVQ de mon entreprise. Chaque trimestre me prenait environ 4 heures. J'ai construit un tableau de bord privé qui lit mes factures et mes reçus, rapproche mes relevés bancaires et calcule les lignes de la déclaration, prêtes à recopier dans Mon dossier. Aujourd'hui, ça me prend environ 15 minutes.
101Fournitures (chiffre d'affaires)24 000,00 $
TPS
103TPS exigible1 200,00 $
106CTI86,40 $
113TPS à remettre1 113,60 $
TVQ
203TVQ exigible2 394,00 $
206RTI172,37 $
213TVQ à remettre2 221,63 $
Pourquoi je fais mes TPS/TVQ moi-même ?
Mon entreprise est une petite société incorporée au Québec, avec peu de transactions : quelques factures à un client principal, des abonnements logiciels, du matériel. Pour ce volume, faire appel à un comptable chaque trimestre ne se justifiait pas. J'ai donc choisi de produire mes déclarations moi-même, en ligne.
Quelques règles à connaître :
- Au Québec, c'est Revenu Québec qui administre à la fois la TPS (5 %) et la TVQ (9,975 %).
- Sous 1,5 M$ de ventes taxables par année, la fréquence attribuée est annuelle, mais on peut choisir de déclarer chaque trimestre ou chaque mois. C'est mon cas : je préfère des montants plus petits et plus réguliers.
- Pour une déclaration trimestrielle, la date limite de production et de paiement est un mois après la fin du trimestre.
- La transmission électronique est obligatoire pour les périodes qui commencent depuis le 1er janvier 2024.
Qu'est-ce qui prenait 4 heures ?
Pas le calcul lui-même. C'était tout ce qui le précède : retrouver les reçus éparpillés dans mes courriels, télécharger les relevés de la banque, vérifier que chaque dépense avait bien sa taxe, séparer ce qui est récupérable de ce qui ne l'est pas, additionner, puis recopier les montants ligne par ligne dans Mon dossier pour les entreprises.
Quatre heures par trimestre, c'est seize heures par année d'une tâche sans valeur ajoutée, toujours faite à la dernière minute.
Qu'est-ce que l'outil fait, concrètement ?
- Je dépose une facture ou un reçu en PDF. Un lecteur reconnaît mes propres factures et les reçus des fournisseurs courants. Quand il ne reconnaît pas le document, l'IA (Claude) propose les champs : montant avant taxes, TPS, TVQ, total. Je valide d'un clic.
- J'importe le relevé de la banque en CSV. Les transactions sont classées par règles et rapprochées des pièces. Les doublons possibles me sont signalés au lieu d'être ajoutés en double.
- Le trimestre se calcule tout seul. L'outil remplit les lignes de la déclaration abrégée, de 101 à 300, selon la méthode normale ou la méthode rapide, avec les redressements au besoin.
- Je recopie et je note. Je transcris les lignes dans Mon dossier, puis j'inscris le numéro de confirmation et le paiement. Un rappel apparaît 14 jours avant chaque échéance.
L'outil prépare ; je vérifie et je transmets. Rien n'est envoyé à Revenu Québec sans moi.
Combien de temps ça sauve ?
| Avant | Avec l'outil | |
|---|---|---|
| Par trimestre | ≈ 4 h | ≈ 15 min |
| Par année | ≈ 16 h | ≈ 1 h |
Le gain le plus important n'apparaît pas dans le tableau : les pièces sont classées au fil de l'eau, donc je sais en tout temps combien de taxes je dois mettre de côté.
Ce qu'il faut savoir avant d'automatiser
Un outil n'est utile que si les pièces qu'il lit sont valides. Pour réclamer des CTI (TPS) et des RTI (TVQ), une facture doit contenir certains renseignements, selon son montant :
| Renseignement | Moins de 100 $ | 100 $ à 499,99 $ | 500 $ et plus |
|---|---|---|---|
| Nom du fournisseur, date, montant total | Oui | Oui | Oui |
| Montant de taxe | TVQ seulement | Oui | Oui |
| Numéros d'inscription TPS et TVQ du fournisseur | Non | Oui | Oui |
| Nom de l'acheteur, conditions de paiement, description | Non | Non | Oui |
Seuils en vigueur depuis 2021 (100 $ et 500 $). Certains documents plus anciens mentionnent encore 30 $ et 150 $.
- Conservez vos pièces 6 ans après la fin de l'année à laquelle elles se rapportent. Le format électronique est accepté s'il permet des copies accessibles et utilisables. Avant de jeter des originaux papier numérisés, vérifiez les conditions avec Revenu Québec ou votre comptable.
- Fournisseurs hors Québec. Certains services en ligne étrangers sont inscrits à un régime particulier de TVQ. Si vous leur donnez votre numéro de TVQ (qui contient les lettres TQ), ils ne doivent pas vous la facturer.
- Méthode rapide. Possible si vos ventes taxables mondiales ne dépassent pas 400 000 $, sauf pour certains services professionnels (juridiques, comptables, conseils financiers, entre autres).
Combien coûterait un outil comme celui-ci ?
La version que j'utilise est une Web app complète : connexion sécurisée, données chiffrées, import bancaire, suivi des placements et planification des dividendes. Chez GuiP, c'est 5 000 $ de création et 199 $ par mois.
Une version ciblée, qui lit vos reçus et prépare seulement les lignes de la déclaration, est un Outil : 1 500 $ de création et 79 $ par mois.
Questions fréquentes
Est-ce que l'outil remplace mon comptable ?
Non. Il prépare les chiffres et fait gagner du temps, mais la déclaration reste sous votre responsabilité. Pour les questions d'interprétation, votre comptable reste la bonne personne.
Est-ce que l'IA produit la déclaration à ma place ?
Non. L'IA aide seulement à lire les pièces qu'un lecteur simple ne reconnaît pas, et je valide chaque champ. Je transcris et je transmets moi-même la déclaration dans Mon dossier.
Où sont stockées mes données ?
Dans mon cas, sur un ordinateur à moi, chiffrées, derrière une connexion protégée. Pour un client, l'hébergement se fait au Canada lorsque c'est possible et les données ne servent jamais à entraîner un modèle d'IA.
Est-ce que ça fonctionne pour une entreprise avec employés ?
Oui, le principe est le même. Les sources changent : ventes, fournisseurs, paie. Il faut alors plus d'intégrations, donc souvent une taille Web app.
Sources
- Revenu Québec — historique des taux de TPS et de TVQ
- Revenu Québec — périodes de déclaration
- Revenu Québec — modification de la fréquence de déclaration
- Revenu Québec — transmission de la déclaration
- Revenu Québec — préparation des factures
- Revenu Québec — tenue de registres et pièces justificatives
- Revenu Québec — fournisseurs hors Québec, perception de la TVQ
- Revenu Québec — qui peut utiliser la méthode rapide
Cet article décrit mon expérience et ne constitue pas un conseil fiscal. Vérifiez votre situation auprès de Revenu Québec ou d'un professionnel.
Designer depuis 25 ans, je construis aujourd'hui des outils IA sur abonnement pour les entreprises du Québec. J'écris ici ce que j'apprends en les construisant.
